Informativa Privacy Candidati Piattaforma Factorial

1. Premessa e ambito di applicazione

La presente informativa è resa ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) ed è rivolta a tutti i soggetti che presentano la propria candidatura per posizioni lavorative presso NICE S.p.A. con sede in Oderzo, Via Callalta 1, ITALIA. C.F./P.IVA IT 03099360269 e/o presso le società appartenenti al Gruppo NICE (di seguito, complessivamente, la “Società” o il “Gruppo”), sia in risposta a specifiche offerte di lavoro sia mediante candidatura spontanea.

La presente informativa disciplina in modo unitario, completo e organico il trattamento dei dati personali dei candidati effettuato dalla Società nell’ambito delle attività di ricerca, selezione e valutazione del personale, nonché delle attività connesse e strumentali a tali processi, inclusa la gestione delle candidature attraverso strumenti digitali dedicati.

In particolare, la Società utilizza la piattaforma Factorial HR quale strumento unico per la raccolta, l’organizzazione e la gestione delle candidature. La presente informativa sostituisce integralmente ogni precedente informativa privacy relativa ai candidati pubblicata sul sito istituzionale della Società o su altri canali di candidatura, che deve intendersi superata e non più applicabile.

2. Titolare del trattamento e governance del Gruppo

Il Titolare del trattamento dei dati personali dei candidati è NICE S.p.A., con sede legale in Italia, in qualità di società capogruppo e soggetto responsabile della definizione delle politiche di recruiting, delle modalità di trattamento dei dati personali e dell’amministrazione della piattaforma di candidatura.

Ciascuna società appartenente al Gruppo NICE agisce quale autonomo Titolare del trattamento limitatamente ai processi di selezione del personale di propria competenza, con riferimento alle candidature presentate per posizioni lavorative aperte presso la medesima società o relative a uno specifico Paese o contesto organizzativo.

NICE S.p.A., in qualità di società capogruppo e amministratore del sistema informativo di recruiting, svolge altresì funzioni di coordinamento e supporto tecnico–organizzativo per l’utilizzo della piattaforma Factorial HR, nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione e accountability previsti dal GDPR.

Le candidature presentate tramite la piattaforma sono accessibili esclusivamente:

• al personale autorizzato della società del Gruppo che ha aperto la posizione di lavoro;
• al personale HR autorizzato di NICE S.p.A., nei limiti necessari allo svolgimento delle attività di amministrazione, supporto e controllo del corretto funzionamento del sistema.

In nessun caso le candidature sono liberamente condivise o circolano tra società del Gruppo per finalità diverse da quelle di selezione del personale, salvo espresso consenso del candidato o specifico obbligo di legge.

2.1 Contatti 

Per ogni questione relativa al trattamento dei dati personali, ivi compreso l’esercizio dei diritti indicati al paragrafo 9, è possibile rivolgersi a: Dipartimento Risorse Umane: hr@niceforyou.com

3. Ruolo della piattaforma Factorial HR. DATA CONTROLLER 

Per la gestione dei processi di candidatura e selezione, la Società si avvale della piattaforma digitale Factorial HR, fornita da Factorial HR S.L., utilizzata quale strumento tecnologico di supporto alle attività di recruiting.

Factorial HR opera esclusivamente in qualità di Responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR, sulla base di uno specifico Data Processing Agreement stipulato con NICE S.p.A., e tratta i dati personali dei candidati unicamente per conto della Società e secondo le istruzioni documentate del Titolare.

Factorial HR:

• non determina in alcun modo le finalità del trattamento;
• non assume decisioni autonome in merito alle candidature;
• non utilizza i dati dei candidati per finalità proprie, commerciali o di profilazione indipendente.

La Società ha verificato che Factorial HR adotti misure tecniche e organizzative adeguate a garantire un livello di sicurezza appropriato al rischio, in conformità all’art. 32 GDPR.

4. Categorie di interessati

La presente informativa si applica a tutte le seguenti categorie di interessati:

• candidati che partecipano a processi di selezione per posizioni lavorative aperte presso la Società;
• candidati che inviano una candidatura spontanea tramite la piattaforma;
• candidati che autorizzano la conservazione del proprio curriculum vitae per future opportunità lavorative.

5. Tipologie di dati personali trattati

Nell’ambito delle attività di ricerca e selezione del personale, la Società tratta esclusivamente dati personali pertinenti, adeguati e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità perseguite, in conformità al principio di minimizzazione di cui all’art. 5, par. 1, lett. c), GDPR.

In particolare, possono essere oggetto di trattamento le seguenti categorie di dati personali:

a) Dati anagrafici e di contatto

A titolo esemplificativo e non esaustivo: nome e cognome, data e luogo di nascita, indirizzo di residenza o domicilio, indirizzo e-mail, numero di telefono e altri recapiti indicati dal candidato.

b) Dati relativi alla candidatura e al profilo professionale

Informazioni contenute nel curriculum vitae e nella documentazione allegata, quali:

• percorso di studi e titoli di formazione;
• esperienze professionali pregresse;
• competenze tecniche e trasversali;
• qualifiche, certificazioni e abilitazioni professionali;
• eventuali informazioni relative alla disponibilità lavorativa e alle aspettative professionali.

c) Dati raccolti nel corso delle attività di selezione

Dati derivanti da colloqui individuali, anche attraverso video call tramite piattaforma “TEAMS”, test di valutazione delle competenze (ove previsti), nonché note e valutazioni formulate dal personale incaricato della selezione in merito all’idoneità del candidato rispetto alla posizione di interesse. Tali valutazioni hanno natura professionale e organizzativa e non sono utilizzate per finalità ulteriori o incompatibili con la selezione del personale.

d) Categorie particolari di dati personali

Ai sensi dell’art. 9 GDPR, possono essere trattati dati appartenenti a categorie particolari (ad esempio dati relativi allo stato di salute o all’appartenenza a categorie protette) esclusivamente:

• se e nella misura in cui tali dati siano volontariamente forniti dal candidato;
• nei limiti in cui il trattamento sia consentito dalla normativa vigente;
• per finalità strettamente connesse all’adempimento di obblighi di legge o alla valutazione dell’idoneità alla mansione.

La Società invita in ogni caso i candidati a non inserire nel CV o nelle comunicazioni di candidatura dati non pertinenti o eccedenti rispetto alle finalità di selezione.

e) Dati tecnici e di utilizzo della piattaforma

Dati connessi all’uso della piattaforma Factorial HR, quali:

• data e ora di invio della candidatura;
• log di accesso e utilizzo della piattaforma;
• identificativi tecnici necessari al funzionamento e alla sicurezza del sistema.

Tali dati sono trattati per finalità tecniche, di sicurezza e di audit e non sono utilizzati per valutazioni del candidato.

6. Fonti dei dati personali (art. 14 GDPR)

I dati personali oggetto di trattamento sono raccolti prevalentemente direttamente presso l’interessato, attraverso:

• la compilazione dei moduli di candidatura presenti sulla piattaforma Factorial HR;
• il caricamento del curriculum vitae e di eventuale documentazione allegata;
• le informazioni fornite nel corso dei colloqui e delle interazioni con il personale incaricato della selezione.

In via residuale, e nei limiti consentiti dalla normativa applicabile, la Società può trattare dati personali reperiti da fonti pubblicamente accessibili (quali profili professionali pubblici su piattaforme di networking lavorativo), esclusivamente al fine di verificare e completare le informazioni professionali fornite dal candidato e senza effettuare attività di monitoraggio sistematico o invasivo.

7. Finalità del trattamento

I dati personali dei candidati sono trattati dalla Società per le seguenti finalità, tra loro strettamente connesse:

a) Gestione dei processi di ricerca e selezione del personale

Valutazione delle candidature, verifica della coerenza del profilo del candidato rispetto alle posizioni aperte e gestione delle fasi di selezione, inclusi colloqui e attività di assessment. eventuale inserimento in banche dati di candidature per future opportunità, previo consenso;

b) Esecuzione di misure precontrattuali

Svolgimento di attività preliminari alla possibile instaurazione di un rapporto di lavoro o collaborazione, su richiesta del candidato.

c) Adempimento di obblighi di legge

Adempimento degli obblighi previsti dalla normativa in materia di lavoro, pari opportunità, collocamento mirato e altre disposizioni applicabili al processo di selezione.

d) Gestione di candidature spontanee e future opportunità

Conservazione dei dati personali del candidato per la valutazione in relazione a future posizioni lavorative, esclusivamente previo consenso dell’interessato, nei limiti temporali indicati nella presente informativa.

e) Tutela dei diritti della Società

Accertamento, esercizio o difesa di un diritto della Società in sede giudiziaria o stragiudiziale, in relazione a eventuali contestazioni connesse ai processi di selezione.

8. Base giuridica del trattamento

Il trattamento si fonda su:

• art. 6, par. 1, lett. b) GDPR – esecuzione di misure precontrattuali richieste dal candidato;
• art. 6, par. 1, lett. c) GDPR – adempimento di obblighi legali;
• art. 6, par. 1, lett. f) GDPR – legittimo interesse del Titolare alla gestione efficace e sicura dei processi di selezione;
• art. 9, par. 2 GDPR, ove applicabile, per il trattamento di categorie particolari di dati;
• consenso del candidato, esclusivamente per la conservazione del CV per future selezioni.

Il trattamento dei dati personali dei candidati da parte della Società è fondato su una o più delle seguenti basi giuridiche, ai sensi dell’art. 6 GDPR, in funzione delle specifiche finalità perseguite:

a) Esecuzione di misure precontrattuali su richiesta dell’interessato

Ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b), GDPR, il trattamento è necessario per consentire alla Società di valutare la candidatura e svolgere le attività preliminari alla possibile instaurazione di un rapporto di lavoro o collaborazione, su iniziativa del candidato stesso.

b) Adempimento di obblighi legali

Ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. c), GDPR, il trattamento è necessario per adempiere a obblighi di legge cui è soggetta la Società, in particolare in materia di lavoro, pari opportunità, collocamento mirato, salute e sicurezza, nonché per ottemperare a richieste delle Autorità competenti.

c) Legittimo interesse del Titolare

Ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f), GDPR, il trattamento è altresì fondato sul legittimo interesse della Società a:

• organizzare in modo efficiente e sicuro i processi di ricerca e selezione del personale;
• prevenire comportamenti fraudolenti o abusivi;
• tutelare i propri diritti in sede giudiziaria o stragiudiziale.

Tale legittimo interesse è stato oggetto di un’attenta valutazione di bilanciamento con i diritti e le libertà fondamentali degli interessati, risultando prevalente in relazione alle finalità perseguite.

d) Consenso dell’interessato

Il consenso del candidato, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. a), GDPR, è richiesto esclusivamente per la conservazione dei dati personali ai fini della valutazione della candidatura per future opportunità lavorative, oltre i tempi ordinari del processo di selezione.

Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

e) Trattamento di categorie particolari di dati

Ove ricorrano le condizioni di cui all’art. 9 GDPR, il trattamento di categorie particolari di dati personali è effettuato:

• ai sensi dell’art. 9, par. 2, lett. b), GDPR, per l’adempimento di obblighi e l’esercizio di diritti in materia di diritto del lavoro e della sicurezza sociale;
• ai sensi dell’art. 9, par. 2, lett. a), GDPR, nei casi in cui il candidato abbia prestato uno specifico consenso, ove richiesto dalla legge.

9. Modalità del trattamento

Il trattamento dei dati personali è effettuato nel rispetto dei principi di cui all’art. 5 GDPR, mediante strumenti manuali, informatici e telematici, con logiche strettamente correlate alle finalità sopra indicate.

La Società adotta misure tecniche e organizzative adeguate a garantire:

• la riservatezza, l’integrità e la disponibilità dei dati personali;
• la protezione dei dati da accessi non autorizzati, divulgazione, alterazione o distruzione;
• la tracciabilità delle operazioni di trattamento.

L’accesso ai dati personali dei candidati è consentito esclusivamente a personale espressamente autorizzato, appartenente alle funzioni HR e, nei limiti necessari, alle funzioni Legal e IT, ciascuna secondo ruoli e responsabilità previamente definiti.

10. Processi decisionali automatizzati e profilazione

La Società precisa che non adotta processi decisionali automatizzati che producano effetti giuridici nei confronti del candidato o che incidano in modo analogo significativamente sulla sua persona, ai sensi dell’art. 22 GDPR.

Eventuali strumenti informatici utilizzati nell’ambito della piattaforma Factorial HR possono supportare le attività di organizzazione, classificazione e gestione delle candidature, ma la valutazione dei profili e le decisioni relative all’esito della selezione sono sempre effettuate da personale umano autorizzato.

Non è effettuata attività di profilazione automatizzata avente carattere determinante o esclusivo rispetto alle decisioni di selezione.

11. Sicurezza del trattamento

La Società ha adottato misure di sicurezza tecniche e organizzative adeguate al rischio, in conformità all’art. 32 GDPR, tenendo conto dello stato dell’arte, dei costi di attuazione e della natura, dell’oggetto, del contesto e delle finalità del trattamento.

In particolare, sono adottate misure volte a:

• garantire la disponibilità e la resilienza dei sistemi informativi;
• prevenire accessi non autorizzati e utilizzi impropri della piattaforma;
• assicurare procedure di gestione degli incidenti di sicurezza e dei data breach.

La piattaforma Factorial HR è selezionata e utilizzata previa verifica delle garanzie di sicurezza offerte dal fornitore e nel rispetto degli obblighi contrattuali previsti dal Data Processing Agreement.

12. Destinatari dei dati personali

I dati personali dei candidati possono essere comunicati, nei limiti strettamente necessari alle finalità indicate nella presente informativa, alle seguenti categorie di destinatari:

a) Personale interno autorizzato

I dati sono trattati da dipendenti e collaboratori della Società espressamente autorizzati e istruiti, appartenenti in particolare alle funzioni Human Resources, Legal e, ove necessario, IT, ciascuno nell’ambito delle rispettive competenze e responsabilità.

b) Fornitori di servizi e responsabili del trattamento

I dati possono essere comunicati a soggetti esterni che supportano la Società nella gestione dei processi di selezione del personale e nell’erogazione dei servizi informatici, tra cui:

• Factorial HR, quale Responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR;
• fornitori di servizi IT, cloud, hosting e manutenzione dei sistemi informativi. 

La Società può concedere ai subappaltatori l'accesso ai dati personali per procedere al loro trattamento per nostro conto e nel rispetto delle nostre istruzioni. A seconda dei casi particolari, uno o più dei seguenti soggetti potranno essere destinatari dei dati dei candidati:

• Factorial HR, Piattaforma HR, Spagna
• Sendgrid (Twilio), Servizio di posta elettronica, Irlanda
• Amazon Web Services (AWS), Web Hosting, Germania
• Microsoft Azure, Germania
• consulenti e professionisti che prestano attività di supporto alla Società in ambito organizzativo, amministrativo o legale.

Tali soggetti operano quali Responsabili del trattamento o Sub-responsabili, sulla base di specifici accordi contrattuali che disciplinano le modalità di trattamento dei dati personali e prevedono adeguate garanzie di riservatezza e sicurezza.

c) Autorità pubbliche e soggetti legittimati

I dati personali possono essere comunicati a enti e autorità pubbliche, autorità di vigilanza o organismi di controllo, qualora ciò sia richiesto da disposizioni di legge, regolamenti o provvedimenti delle Autorità competenti.

13. Trasferimento dei dati personali verso Paesi terzi

Qualora, nell’ambito dell’utilizzo della piattaforma Factorial HR o di altri servizi informatici, i dati personali dei candidati siano trattati o resi accessibili a soggetti ubicati al di fuori dell’Unione Europea o dello Spazio Economico Europeo, tali trasferimenti avverranno esclusivamente nel rispetto delle disposizioni di cui al Capo V del GDPR.

In particolare, i trasferimenti potranno avvenire:

• verso Paesi oggetto di decisione di adeguatezza adottata dalla Commissione Europea ai sensi dell’art. 45 GDPR; oppure
• sulla base di garanzie adeguate, quali le Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione Europea ai sensi dell’art. 46 GDPR, eventualmente integrate da misure supplementari idonee a garantire un livello di protezione sostanzialmente equivalente a quello previsto dal GDPR.

La Società verifica periodicamente l’adeguatezza delle garanzie adottate in relazione ai trasferimenti di dati personali verso Paesi terzi.

14. Periodo di conservazione dei dati personali (Data retention)

I dati personali dei candidati sono conservati per un periodo di tempo limitato e proporzionato rispetto alle finalità per le quali sono trattati, in conformità al principio di limitazione della conservazione di cui all’art. 5, par. 1, lett. e), GDPR.

In particolare, si applicano i seguenti criteri di conservazione:

a) Candidature relative a posizioni lavorative specifiche

I dati sono conservati per tutta la durata del processo di selezione e, in caso di esito negativo, per un periodo massimo di 12 mesi dalla chiusura della selezione, al fine di consentire eventuali verifiche e di tutelare la Società in caso di contestazioni.

b) Candidature spontanee o per future opportunità

Qualora il candidato abbia espresso uno specifico consenso alla conservazione del proprio curriculum vitae per future opportunità lavorative, i dati sono conservati per un periodo massimo di 12 mesi, salvo revoca anticipata del consenso.

c) Candidature con esito positivo

In caso di instaurazione di un rapporto di lavoro o collaborazione, i dati personali del candidato confluiscono nella documentazione relativa al rapporto instaurato e sono trattati secondo quanto previsto dall’Informativa Privacy Lavoratori della Società.

d) Dati tecnici e di log

I dati tecnici e i log di accesso relativi all’utilizzo della piattaforma Factorial HR sono conservati per il periodo strettamente necessario alle finalità di sicurezza, audit e corretta gestione del sistema, nel rispetto delle policy interne e della normativa applicabile.

Decorso il periodo di conservazione applicabile, i dati personali sono cancellati o resi anonimi in modo irreversibile.

15. Diritti degli interessati

In qualità di interessato, il candidato può esercitare in qualsiasi momento i diritti previsti dagli articoli 15 e seguenti del GDPR, nei limiti e alle condizioni stabilite dalla normativa applicabile.

In particolare, il candidato ha il diritto di:

• ottenere la conferma dell’esistenza o meno di un trattamento di dati personali che lo riguardano e, in tal caso, di accedere ai dati stessi (art. 15 GDPR);
• ottenere la rettifica dei dati personali inesatti e l’integrazione di quelli incompleti (art. 16 GDPR);
• ottenere la cancellazione dei dati personali che lo riguardano, nei casi previsti dall’art. 17 GDPR;
• ottenere la limitazione del trattamento nei casi previsti dall’art. 18 GDPR;
• opporsi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, nei limiti di cui all’art. 21 GDPR, in particolare qualora il trattamento sia fondato sul legittimo interesse del Titolare;
• ricevere i dati personali forniti in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, nonché di trasmetterli a un altro titolare, nei casi previsti dall’art. 20 GDPR (diritto alla portabilità).

Resta fermo che l’esercizio dei diritti sopra indicati può essere soggetto a limitazioni nei casi previsti dall’art. 23 GDPR e dalla normativa nazionale applicabile.

16. Modalità di esercizio dei diritti

Gli interessati possono indirizzare le proprie comunicazioni ed esercitare i propri diritti inviando una comunicazione scritta al seguente indirizzo e-mail hr@niceforyou.com. In alcuni casi, la richiesta può essere rifiutata se si riferisce alla cancellazione di dati necessari all'adempimento di obblighi legali. La Società si impegna a fornire riscontro alle richieste degli interessati senza ingiustificato ritardo e, in ogni caso, entro i termini previsti dall’art. 12 GDPR 30 giorni aumentati di altri 30 gg in casi di particolari circostanze. 

Nel caso in cui la richiesta non possa essere accolta, in tutto o in parte, la Società fornirà un’adeguata motivazione, nel rispetto della normativa vigente.

17. Diritto di revoca del consenso

Qualora il trattamento dei dati personali sia fondato sul consenso dell’interessato, il candidato ha il diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento, senza che ciò pregiudichi la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

La revoca del consenso comporterà l’impossibilità per la Società di trattare ulteriormente i dati personali per le finalità per le quali il consenso era stato prestato, salvo che sussistano altre basi giuridiche legittime.

18. Diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo

Fatto salvo ogni altro ricorso amministrativo o giurisdizionale, il candidato ha il diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali, qualora ritenga che il trattamento dei propri dati personali avvenga in violazione del GDPR. L’autorità di controllo capofila è Il Garante della protezione dei dati personali italiano. Lei, pertanto, potrà proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali italiano tramite il sito istituzionale (www.garanteprivacy.it) o di adire le opportune sedi giudiziarie italiane. Il reclamo può essere presentato all’Autorità di controllo dello Stato membro in cui il candidato risiede abitualmente, lavora oppure del luogo in cui si è verificata la presunta violazione.

19. Natura del conferimento dei dati

Il conferimento dei dati personali contrassegnati come obbligatori nell’ambito della procedura di candidatura è necessario per consentire alla Società di valutare la candidatura e gestire il processo di selezione.

Il mancato conferimento di tali dati può comportare l’impossibilità di prendere in considerazione la candidatura.

Il conferimento di dati ulteriori o il consenso alla conservazione del curriculum vitae per future opportunità lavorative è facoltativo.

20. Aggiornamenti della presente informativa

La presente informativa può essere soggetta a modifiche o aggiornamenti nel tempo, anche in considerazione di eventuali evoluzioni normative, organizzative o tecnologiche.

La versione aggiornata dell’informativa sarà resa disponibile tramite la piattaforma Factorial HR e, ove necessario, comunicata agli interessati con modalità idonee.